چطور در اکسل Pivot Table بسازیم؛ راهنمای جامع ساخت جدول محوری_مستطیل زرد

جد‌ول‌های محوری یا پیوت تیبل (Pivot Table) از کاربردی‌ترین و قدرتمندترین ویژگی‌های اکسل به‌شمار می‌روال که از آن‌ها برای خلاصه‌سازی داده‌های ثبت‌شده در یک جدول منفعت می‌بریم. به پشتیبانی پیوت تیبل می‌توانید داده‌های زیاد بسیاری را بازدید کرده و اطلاعات مورد نیاز خود را به‌شکلی آشکار، مختصر و قابل کنترل مشاهده کنید.

خبر خوب این است که یادگیری ساخت pivot table در اکسل زیاد آسان‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنید. تصمیم داریم شما را در فرآیند ساخت یک جدول محوری راهنمایی کنیم و به شما نشان دهیم که چطور این‌کار را به‌سادگی انجام دهید؛ اما ابتدا، بگذارید یک قدم به عقب برداریم و مطمعن حاصل کنیم که دقیقاً می‌دانید جدول محوری چیست و چرا باید از آن منفعت گیری کرد.

جد‌ول‌ محوری یا پیوت تیبل در اکسل، خلاصه‌ای از داده‌های شما در قالب یک جدول است که امکان گزارش‌گیری و تحلیل اطلاعات را فراهم می‌آورد. این جدول‌ها به‌اختصاصی وقتی‌که با ردیف‌ها یا ستون‌های طویل سروکار دارید، زیاد کاربردی می باشند.

به‌عبارت دیگر، جدول‌های محوری این امکان را به شما خواهند داد که داده‌هایتان را به روشهای متغیری دسته‌بندی کنید و به این ترتیب، تحلیل و نتیجه‌گیری راحت‌تری داشته باشید.

مقصد از جدول‌های محوری، فراهم‌آوردن راه حلهای کاربرپسند برای خلاصه‌سازی سریع حجم بسیاری از داده‌ها است. این جداول می‌توانند برای فهمیدن بهتر، اراعه و تحلیل دقیق داده‌های عددی به‌کار روال. در ادامه دو سناریوی فرضی را گفتن می‌کنیم که در آن‌ها تشکیل جدول محوری می‌تواند سودمند باشد.

۱- قیاس مجموع فروش محصولات گوناگون

فکر کنید که شما یک کاربرگ دارید که اطلاعات فروش ماهانه سه محصول متفاوت را مشخص می کند: محصول یک، محصول دو و محصول سه. شما می‌خواهید فهمید شوید که کدام محصول بیشترین درآمد را برایتان به وجود اورده است.

یک راه این است که به کاربرگ نگاه کنید و هر بار که محصول یک را دیدید، به‌صورت دستی رقم فروش وابسته را به مجموع فروش اضافه کنید. سپس می‌توان همین فرآیند را برای محصول دو و محصول سه انجام داد تا وقتی‌که کل آن‌ها را به‌دست آورید.

اکنون فکر کنید که کاربرگ فروش ماهانه‌ی شما دارای هزاران ردیف است. مرتب‌سازی دستی هر یک از این داده‌ها زیاد زمان‌بر خواهد می بود. با منفعت گیری از جدول محوری، می‌توانید به‌صورت خودکار کل فروش‌ هر محصول را جمع‌بندی کرده و مجموع همه‌ی آن‌ها را در وقتی کمتر از یک دقیقه محاسبه کنید.

۲- نمایش فروش محصول به گفتن درصدی از کل فروش

جدول محوری به‌‌‌طور خودکار مجموع هر ردیف یا ستون را در زمان تشکیل نمایش می‌دهد. باوجوداین، مجموع ردیف‌ها تنها عددی نیست که می‌توان به‌صورت خودکار تشکیل کرد.

فکر کنید که اطلاعات فروش فصلی سه محصول متفاوت را در یک صفحه‌ی اکسل به یک جدول محوری تبدیل کرده‌اید. جدول محوری به‌طور خودکار سه جمع کل را در انتهای هر ستون نمایش می‌دهد که این اعداد نشان‌دهنده‌ی جمع فروش سه‌ماهه‌ی هر محصول می باشند. اما اگر بخواهید درصد فروش یک محصول را از کل فروش شرکت بدانید، چه کاری باید انجام دهید؟شما می‌توانید هر ستون را به طوری تنظیم کنید که درصد فروش هر سه محصول به شما نشان داده بشود.

فکر کنید که کل فروش سه محصول ۲۰۰,۰۰۰ تومان بوده و فروش محصول اول ۴۵,۰۰۰ تومان است. می‌توانید جدول محوری را به‌طوری ویرایش کنید که نشان دهد این محصول ۲۲٫۵ درصد از کل فروش را راه اندازی داده است.

برای نمایش فروش هر محصول به گفتن درصدی از کل فروش در جدول محوری، کافی است روی سلول نمایش‌دهنده‌ی کل فروش راست‌کلیک کنید و روی Show Values ​​As و % of Grand Total بزنید.

اکنون که با جدول‌های محوری (PivotTable) آشنایی بیشتری اشکار کرده‌اید، بیایید به چگونگی تشکیل آن بپردازیم.

هر پیوت تیبل در اکسل با یک جدول مهم اغاز می‌بشود که همه داده‌های شما در آن قرار دارد. برای ساخت این جدول، ابتدا باید داده‌ها را در یک سری ردیف‌ها و ستون‌ها همانند مثال زیر داخل کنید.

در اینجا، فهرستی از افراد به همراه حالت تحصیلی و حالت تأهل آن‌ها وجود دارد. با منفعت گیری از یک جدول محوری، می‌توان اطلاعات بسیاری را استخراج کرد. به‌گفتن مثال، می‌توانم فهمید که چند نفر با مدرک کارشناسی ارشد متأهل می باشند.

در این مرحله، شما باید مقصد مشخصی برای جدول محوری خود داشته باشید. چه نوع اطلاعاتی را می‌خواهید با دستکاری داده‌ها به‌دست آورید؟ این اهداف به شما پشتیبانی خواهند کرد تا در مرحله های بعدی، جدول محوری خود را به طور موثرتری طراحی کنید.

• روی یکی از سلول‌ها در مجموعه‌ی داده‌ها کلیک کنید.
• در منوی بالا به تب Insert بروید و در گروه Tables، روی PivotTable کلیک کنید.